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出版行业数据加工服务

       随着社会的现代发展,档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求,是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。尤其现在计算机管理广泛应用于各类管理的方方面面,在各县管理活动中,电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件,如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

新时期要充分发挥档案在出版工作中的作用 ,出版行业档案是国家档案的主要组成部分。在档案管理中要注意广泛积累资料 ,管理要科学化理代化 ,要有效地利用这些档案为文化建设服务。

出版行业要正确认识档案数字化管理模式,加强数字化管理建设,完善档案管理系统,减少数据不兼容问题做好图书档案数字化管理信息的安全性防范工作,不断提升档案管理人员的综合素质,主动适应市场形势的更新变化,保证出版行业的健康可持续发展。


  • 档案咨询

档案管理需要有章可循,档案的运转需要专业的流程规范,在档案管理建立过程中、档案管理扩展、档案管理整改的过程中,需要有专业的档案管理机构对档案管理制度,档案运转流程,档案管理方案,档案人员配置等进行评估和建议,以使得档案管理的发展能够符合发展的需要,促进档案的科学化管理和利用。


  • 档案整理

档案整理工作,在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。


  • 档案扫描加工

对领取后整理好的档案进行扫描其步骤:档案的扫描图像→图像后的处理→处理后图像质检→档案的录入→档案录入的质检→档案的分卷(件)→档案数据的挂接→档案的装订→档案的归还。


  • 档案软件的管理和利用

提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用,也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合,形成更加完善和高效的现代化信息管理网络,从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理,并对其流转过程进行实时的监控。

 


完善出版行业图书档案信息化管理的对策

(1)增强图书档案数字化管理意识出版行业要想跟上时代发展的步伐,必须加强图书档案管理人员的数字化管理意识,从根本上转变观念,彻底打破传统陈旧观念的束缚,合理分配有限的资源,减少共同管理纸质档案和数字化档案产生的资源浪费。图书档案管理人员要深入了解数字信息档案的分类、存储、检索的特点,利用好丰富的数据信息资源,降低人力、物力资源成本,充分发挥图书档案数字化管理的优势。

(2)加强图书档案数字化管理系统的建设加强图书档案数字化管理系统的建设具体包括图书信息数据库建设、档案数字化网络建设等。出版行业应加大对图书档案数字化管理系统建设的资金投入,做好整体规划,不断规范图书档案数字化管理程序,为图书档案数字化管理配置必备的软硬件设备,提高出版社整体经济效益。出版行业图书信息数据库的建设是一项庞大的工程,需要经过一个循序渐进的过程。出版行业要不断地完善数据库信息,丰富数据库内容,加快图书档案数字化网络的建设,利用计算机网络通讯技术组建数字化网络系统,实现图书信息资源共享,为图书档案使用者提供便利的条件。

(3)完善出版行业档案管理系统,减少数据不兼容问题建立多功能开放的自动化管理系统,同时包括数字化档案管理系统和其他办公自动化系统,通过计算机网络建立数据库共享系统,借助特定的数据接口和外部网络链接实现信息转换,从而提高图书档案管理人员的工作效率。

(4)加强图书档案数字化管理信息的安全性网络的存在必然会对图书档案数字化管理信息安全产生威胁,为了保障图书档案信息的安全,出版行业要做好档案信息的保密和杀毒工作,实行规范的图书档案管理制度和运用科学的技术,延长存储时间,提高信息存储质量,定期清查丢失的图书档案,及时追查相关责任人,做好图书档案的保密工作。对档案管理软件进行权限设置、密码设置、杀毒设置及多层结构关卡设置,定期对软件进行数据信息拷贝、系统维护、升级改造,杜绝不法人员非法访问、篡改、盗取图书信息等现象的发生,有效建立图书档案信息安全的保障体系。

(5)培养高素质的图书档案数字化管理人才信息化的发展对图书档案数字化管理人员提出了新的要求,出版行业要培养高素质的人才队伍,定期对他们进行档案数字化管理相关理论知识的培训,培养他们的计算机应用操作能力,让他们能熟练地使用图书管理软件,有效地对图书电子档案进行管理。要增强档案管理人员的知识技能,提高他们的专业综合素质。图书档案管理工作是一项知识密集型工作,要求档案管理人员具备很强的分析判断能力,熟悉网络市场环境的规律和趋势,能根据图书市场及出版行业的发展状况,有预见性地判断未来图书出版行业的整体发展趋势,并及时、合理地对图书档案管理战略进行调整,提高档案数字化管理的效率。

 

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